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7 estrategias para hacer crecer tu clínica

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Uno de los aspectos más satisfactorios de trabajar con odontólogos es ayudarlos a crecer.

A menudo llegan a mí estresados y con exceso de trabajo.

Algunos de ellos incluso han perdido la ilusión por su clínica y comienzan a dudar sobre si tanto esfuerzo y dedicación merece la pena.

Es natural.

Trabajan demasiadas horas y se sienten “atrapados” en una consulta que se convierte en un auténtico quebradero de cabeza.

Comprendo que la idea de hacer crecer tu clínica cuando estás atrapado en esa situación puede parecer una locura. Pero hay esperanza.

Todo es una cuestión de foco.

 

7 estrategias para hacer crecer tu clínica dental.

Tú también puedes entusiasmarte con el crecimiento de tu consulta y recuperar la ilusión que tenías en ella el primer día que abriste sus puertas.

Lo primero que necesitas para ello es comenzar a hacer las cosas de manera diferente (y efectiva, por supuesto).

La vorágine diaria nos impide, a menudo, pensar con claridad y generar nuevas ideas.

La rutina aniquila nuestra creatividad, y eso supone la muerte de cualquier negocio en el medio y largo plazo.

Por eso, hoy he querido recopilar para ti 7 estrategias para hacer crecer tu clínica y comenzar a generar ese cambio.

Empieza con una de ellas y, en cuanto la hayas puesto en práctica y estés generando resultados, pasa a la siguiente.

De nada te sirve leer este artículo y seguir como estás ahora.

La clave del éxito en tu clínica y en cualquier negocio es implementar, pasar a la acción, en definitiva: HACER.

 

1. Mejora la comunicación con tus pacientes.

El crecimiento de tu clínica dental se puede medir de muchas maneras, pero finalmente se reduce a ingresos (y beneficios, por supuesto).

Una de las mejores maneras de aumentar la facturación, mientras ayudas a tus pacientes a obtener la atención que necesitan, es mejorar tu porcentaje de aceptación de presupuestos.

Muchas veces, los pacientes no aceptan sus planes de tratamiento porque la presentación del presupuesto ha sido ineficaz.

Mejora la comunicación con tu paciente, optimiza la presentación del caso y aumentarás drásticamente tus ingresos.

Puedes aprender mucho más sobre estrategias de venta para tu clínica aquí.

 

2. Disminuye los costes de suministros (sin sacrificar la calidad).

Muchos dentistas gastan “de más”, de manera involuntaria, en suministros y materiales.

Sin embargo, ahorrar dinero en suministros de calidad nunca ha sido tan fácil.

Y todo ese ahorro puede ir directamente al crecimiento de tus beneficios.

Vamos a ver las claves para lograrlo.

Las compras de material representan un volumen importante en el total de los gastos de tu clínica, por lo que es imprescindible definir una estrategia de compras óptima.

Comienza por controlar tu stock.

  • ¿Qué tratamientos tienes previsto realizar el próximo mes?
  • ¿Tienes alguna promoción activa que promueva algún tratamiento?
  • ¿El próximo mes esperas un pico importante de pacientes?
  • Por el contrario, ¿es un mes de vacaciones y el volumen de pacientes será más bajo de lo habitual?

Compra la cantidad óptima de cada material, de forma que puedas desarrollar tu actividad tal y como está planificada, sin caer en los sobrecostes que supone adquirir cantidades mayores a las realmente necesarias.

Tu stock debe ser suficiente para trabajar con comodidad (y sin sobresaltos), y tener productos que roten en función de los tratamientos que tienes previstos cada mes.

Ten en cuenta que un error de cálculo en este punto puede provocar que tus pacientes sufran las consecuencias de tu mala gestión, y que eso provoque retrasos innecesarios.

Además, las compras de urgencia generan un desgaste de energía, estrés y el pago de costes de envío extra que puedes evitar.

En resumen,

  • Si tienes en stock muchas unidades de todas las referencias, necesitarás un almacén grande y tendrás mucho dinero inmovilizado en productos que probablemente no llegues a utilizar o, incluso, que caduquen.
  • Por contra, si tienes la mínima cantidad de productos y no planificas correctamente en base a tu agenda, es muy probable que tengas que cancelar citas de pacientes porque te falte algún material, ofreciendo un mal servicio y perdiendo pacientes.

Ahora que ya has puesto el foco en tu stock, es momento de actualizar tu base de proveedores de confianza.

Es muy habitual “acomodarse” en los proveedores que ya conoces, y el ritmo de la consulta te impide analizar (con objetividad y con los números en la mano) si tu elección es la más adecuada.

¿Lo óptimo?

Selecciona proveedores que se adapten a tus necesidades y que se conviertan en tus aliados para conseguir tus objetivos.

El precio es importante, sin duda, pero no es la única variable.

Analiza el servicio post-venta que te ofrecen, la variedad de referencias, la disponibilidad de los diferentes materiales, los tiempos de entrega y el cumplimiento de esas fechas de entrega, las condiciones de pago…

Y no olvides un último paso esencial: crea un protocolo para este proceso.

  • ¿Has establecido claramente quién es la persona responsable del control del stock y de los pedidos de material?
  • ¿Has pautado una frecuencia clara para la realización de esos pedidos?
  • ¿Has especificado “qué hacer en caso de“… ? ¿Qué hacer en caso de rotura de stock? ¿Qué hacer si hay que realizar un pedido de urgencia? ¿Qué hacer si hay un error en el albarán de entrega? ¿Qué hacer si llega una referencia que no has solicitado? …
  • ¿Quién es la persona que recibe el pedido y comprueba el albarán de entrega?
  • ¿Quién es la persona responsable de tramitar la factura y realizar el pago?

En más del 50% de las clínicas, la persona responsable de la gestión de compras y stock es el propio odontólogo, seguido por el personal auxiliar y el responsable de administración.

¿Crees que dedicar tu tiempo a esta tarea es más o menos rentable que atender a tus pacientes?

Creo que ya tienes la respuesta.

Si formas parte de ese 50% comienza a delegar el proceso.

Y recuerda: una política de compras acertada es un factor crítico para tu clínica dental.

Por eso es necesario que analices qué, cuándo, a quién, y cómo comprar los materiales y suministros, con el fin de mejorar la rentabilidad de tu consulta y lograr la plena satisfacción de tus pacientes.

 

Branding para clínicas dentales

 

3. Comprende el funcionamiento de mutuas, seguros, y obras sociales. Y ofrece formas de pago alternativo.

Ofrecer servicios de salud a pacientes de mutuas, seguros y obras sociales, puede ayudarte a hacer crecer tu consulta.

Pero, a menudo, los profesionales no trazan una estrategia clara con este perfil de pacientes.

Por eso, es importante que conozcas algunas cifras básicas.

  • ¿Cuánto has facturado en tu clínica con servicios de mutuas, seguros y obras sociales?
  • ¿Qué porcentaje sobre tu facturación anual total suponen estos servicios?
  • ¿Qué tratamientos adicionales has realizado a estos pacientes (que no estaban cubiertos por sus seguros)?
  • ¿Cuántos pacientes han llegado a tu clínica referidos por tus pacientes de seguros?

En este caso, tal y como hemos visto con la gestión de compras, es importante que tengas un protocolo de actuación claro y definido que te permita optimizar los procesos.

Porque en muchas clínicas…

  • Desconocen los procesos administrativos necesarios para agilizar el cobro de estas prestaciones.
  • Dejan de cobrar determinados honorarios por desidia, dejadez o “falta de tiempo” para presentar los informes necesarios.
  • Llegan a “olvidar” la forma de proceder con esos pacientes (si se trata de una mutua o seguro con el que trabajan con poca frecuencia).

Tu clínica puede crecer si eliges de manera inteligente tu estrategia con estas empresas y asociaciones.

Y si creas los procesos para evitar pérdidas de tiempo innecesarias, olvidos o falta de cobro de los servicios prestados.

Ayudar a tus pacientes a comprender la cobertura de su seguro, y encontrar otras facilidades de pago para sus tratamientos también puede tener un impacto positivo inmediato en tu facturación.

Y no olvides que un paciente con seguro trae consigo a su propia red de contactos (amigos, conocidos, familiares, compañeros de trabajo…)

Está en tu mano ofrecer un servicio excelente y promover las recomendaciones.

 

4. Reduce las cancelaciones de citas y las faltas de asistencia.

Cada paciente que no acude a su cita te cuesta dinero.

Incluso, si estableces una tarifa de cancelación, cobrarla puede generar tensión e insatisfacción en tu paciente.

Y también exige tiempo y energía por parte de tu equipo.

Lo cierto es que la cancelación de citas y las faltas de asistencia son estresantes.

Pero puedes diseñar una serie de acciones que te permitan prevenirlas y actuar de una manera ágil para minimizar el impacto económico que tienen.

Las nuevas tecnologías nos permiten establecer una comunicación más rápida y efectiva con los pacientes (por teléfono, WhatsApp, email, redes sociales, chat web…)

Un sistema de recordatorio de citas optimizado, un listado actualizado de pacientes que desean adelantar su cita (si queda algún hueco libre en agenda) y una labor de educación y concienciación del paciente para que comprenda los inconvenientes de su ausencia resultan claves en este punto.

Eso, y una comunicación empática y cálida, tal y como te muestro aquí.

 

5. Establece tus tarifas de precios de manera efectiva.

Demasiados dentistas pierden tiempo y dinero cada día porque no fijan bien sus tarifas.

Eso hace que necesiten trabajar más rápido o más horas sólo para mantener su negocio en marcha.

Pero tú puedes ganar más dinero, al mismo tiempo que brindas una mejor atención a tus pacientes, si estableces bien tus tarifas.

Uno de los mayores errores de las clínicas dentales es determinar los importes de los tratamientos en base a “lo que hace la clínica de al lado” y sin tener en cuenta su estructura de costes.

Cada clínica tiene un coste de funcionamiento diferente, que está determinado por el local, materiales, equipo humano y escala de producción.

Por este motivo, es posible que “la clínica de al lado” pueda cobrar 150€ por un blanqueamiento, pero tú estarás en números rojos incluso cobrando 250€.

Entonces, ¿qué debes hacer?

La respuesta es estudiar con detalle tu estructura de costes y fijar un valor a pagar promedio mayor en cada uno de los tratamientos.

Ten en cuenta que los precios entregan mucha información al paciente en cuanto al tipo de atención que espera recibir y al tipo de paciente que acude a tu clínica.

Por eso, si tu clínica se enfoca en un segmento premium, una política de precios con promociones y descuentos recurrentes dañará tu estrategia.

Además, a los ojos de tu paciente, la calidad de tu clínica nunca volverá a ser la misma, perdiendo identidad y generando una posible fuga de pacientes.

 

6. Administra bien tus finanzas.

En muchas empresas existe la idea errónea de que controlar los gastos significa que todo debe ser barato.

Eso no puede estar más lejos de la verdad.

La realidad es que puedes controlar los gastos administrando eficazmente tus finanzas.

Para ello necesitas construir al equipo adecuado.

Forma un equipo de consultoría en el que puedas confiar para ayudarte a tomar decisiones informadas.

El asesor financiero te ayudará a elaborar un plan financiero para que tengas claras tus inversiones y sus rendimientos.

El experto legal será clave si planeas expandirte hacia una nueva propiedad o asociarte con otros profesionales.

Un gestor especializado en laboral y fiscal te permitirá identificar las oportunidades que te ofrece la legislación tributaria vigente.

Por ejemplo, el gasto anual en impuestos puede disminuir con una buena planificación y optimización fiscal.

Por eso, debes asegurarte de que tu asesor está al corriente de las prácticas fiscales de las que puedes beneficiarte.

Además de contar con este equipo de consultores, necesitas garantizar el cobro de tus tratamientos con técnicas de control y gestión de cobro.

Y también debes reducir el nivel de existencias de material mediante la gestión de tu inventario (tal y como hemos visto en el punto 2).

 

7. Gestiona y simplifica.

Incorporar un software de gestión en tu clínica es, hoy en día, más asequible que nunca.

Esta herramienta puede ayudarte a simplificar tus procesos sin papel.

Puede ayudarte a automatizar la programación de las citas.

Incluso puede ayudarte a crear ingresos recurrentes mediante la implementación de programas de fidelización.

Un software de este tipo incrementará la productividad y eficacia de los servicios de tu clínica, ya que los profesionales tendrán menos papeleo entre manos y más tiempo para atender a sus pacientes.

Estas 7 estrategias te ayudarán a hacer crecer tu clínica porque:

  • Sistematizan procesos y liberan al odontólogo y al equipo para que puedan dedicar su tiempo a actividades de mayor impacto.
  • Ayudan a mejorar el retorno de la inversión en campañas de marketing, al hacer que más pacientes acepten sus planes de tratamiento.
  • Reducen la pérdida de dinero en materiales y suministros.
  • Disminuyen las cancelaciones y las faltas de asistencia.
  • Permiten administrar bien las finanzas.
  • Aumentan directamente los ingresos al ayudarte a crear flujos de ingresos adicionales, a mejorar la aceptación de presupuestos y aumentar tus tarifas.

También tienen un beneficio indirecto en el crecimiento de tu clínica al liberarte de determinadas tareas y tener más tiempo libre que te permitirá centrarte en conseguir pacientes para tratamientos que generan mayores ingresos, como implantes dentales, coronas o tratamientos con Invisalign.

¿Y el marketing, Ros?

Si bien el marketing puede estar lejos de tu mente mientras haces malabares con tu agenda de pacientes y gestionando a tu equipo, es una parte crucial en el crecimiento de tu clínica y en tu reputación online.

Puedes comenzar con algo pequeño, tal vez con una campaña de email marketing, o ir a lo grande, lanzando un nuevo sitio web o una campaña publicitaria en Facebook Ads.

Una inversión en marketing puede ser realmente rentable a largo plazo.

Además, no es ningún secreto que la gente va a internet cuando busca un nuevo dentista.

¿Estás apareciendo (de la manera correcta) cuando hacen consultas en tu ciudad?

Una búsqueda puede llevar a tus pacientes potenciales a tus perfiles en redes sociales y a revisar sitios web que tienen calificaciones y comentarios de pacientes como Doctoralia.

Es importante que seas consciente de esto para mantener una reputación positiva que te ayude a atraer a nuevos pacientes y hacer crecer tu clínica.

Por eso es importante que invites a tus pacientes actuales a dejar una reseña sobre su experiencia en tu consulta.

Además, revisa las opiniones existentes y aborda cualquier crítica u opinión negativa de inmediato, además de expresar tu agradecimiento por los comentarios positivos.

 

¿Quieres reducir las cancelaciones y las faltas de asistencia a tu clínica?

El paso imprescindible para ello es mejorar tu servicio de atención telefónica e incorporar protocolos que mejoren tus tasas de conversión de llamada a cita en la agenda.

Aprender comunicación eficaz es imprescindible para cualquier profesional que quiera ser un gran profesional, independientemente el puesto que ocupe: secretaria, recepcionista, asistente, médico, odontólogo, higienista, auxiliar…

Y te muestro cómo lograrlo en el nuevo curso de atención telefónica “Más Llamadas, Más Pacientes” con el que conseguirás:

  • Nuevos pacientes.
  • Más presupuestos aceptados.
  • Mayor prestigio profesional.

“Más Llamadas, Más Pacientes” es un Curso 100% online con lecciones en vídeo y actividades prácticas para que todo tu equipo y tú podáis aprender cómodamente y a vuestro ritmo.

El Curso consta de 9 módulos:

  • Por qué la atención telefónica es esencial para el futuro de tu clínica.
  • Qué debes hacer antes de llamar a tu paciente para lograr el éxito.
  • La anatomía de la llamada perfecta.
  • Qué debes hacer después de la llamada para multiplicar tus resultados.
  • Guiones y plantillas para llamadas memorables.
  • Situaciones “difíciles” al teléfono. ¿Qué hacer si tu paciente…?
  • El complemento perfecto a tu llamada: email, WhatsApp y SMS Marketing.
  • Cómo gestionar la agenda como una auténtica profesional.
  • Telemarketing: cómo informar, educar, promocionar y vender servicios de salud por teléfono.

 

Cuando termines “Más Llamadas, Más Pacientes”:

✔ Conocerás una táctica para disminuir las ausencias y cancelaciones de tus primeras visitas.

✔ Sabrás cómo prevenir la cancelación de citas en el día (que te dejan poco margen de maniobra).

✔ Tendrás guiones paso a paso para dar respuesta a las llamadas más frecuentes.

✔ Dispondrás de un módulo de “preguntas difíciles” para poder atender a tus pacientes cuando te preguntan por qué tu tratamiento es más caro que en otra clínica o qué garantía tienen tus tratamientos.

✔ Habrás aprendido las habilidades necesarias para realizar llamadas con confianza y seguridad.

✔ Y tendrás acceso a ejercicios sencillos y prácticos para hablar y expresarte mejor por teléfono, y también a través de otros canales complementarios como WhatsApp.

¿Realmente quieres tener más pacientes y diferenciarte de tu competencia con una atención extraordinaria?

Te enseño cómo lograrlo aquí.

Y algo MUY importante. Tu matrícula en el curso te permite formar a todo el equipo de tu clínica.

Por eso, con una única matrícula, conseguirás que tu equipo al completo esté capacitado para ofrecer esa atención telefónica que te hará único.

Y eso es lo que quieres, ¿no?

 

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Ros Megías

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