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Por qué NO debes usar WhatsApp con tu equipo_

Por qué NO debes usar WhatsApp con tu equipo

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La comunicación interna es, a menudo, la gran olvidada por las pequeñas empresas y resulta clave en la gestión de tu equipo.

Es probable que ahora mismo pienses que esto es sólo para multinacionales y grandes corporaciones.

Pero estoy aquí para demostrarte lo contrario.

La comunicación interna está más viva que nunca porque, en este momento de gran incertidumbre, todos necesitamos sentirnos especiales y únicos.

Queremos saber que nuestra empresa nos cuida y que valora nuestro talento.

Además, lo que tu equipo piensa sobre tu clínica influye directamente en la imagen que proyecta al exterior.

La comunicación interna permite que, tanto empleados como colaboradores, estén informados en todo momento, fomenta el sentimiento de pertenencia a la empresa y mejora el rendimiento del equipo.

Y resulta particularmente relevante en momentos de crisis como el actual.

Ahora, el nerviosismo, la incertidumbre o la desinformación pueden apoderarse de todos, y llevarnos a vivir momentos de desesperación, e incluso, de pánico.

Ahora que tu equipo permanece en casa (o acude a la clínica de manera puntual para atender urgencias) es importante trabajar con herramientas que les permitan estar al día sobre las novedades que se producen y sobre aquellos temas que pueden afectar a su trabajo diario o a su reincorporación.

La comunicación interna te permite eliminar rumores, bulos e informaciones tergiversadas, y convertir en oficiales las comunicaciones de la dirección de la clínica.

En este sentido, el principal objetivo de la comunicación interna eficaz es la satisfacción del equipo a través de la información y la transparencia.

Con el avance de la pandemia, necesitamos establecer una comunicación fluida con el equipo para combatir la incertidumbre y adaptarnos rápidamente a los nuevos escenarios.

Estas recomendaciones te ayudarán a lograrlo:

  • Selecciona los mensajes claros, relevantes y concisos que trasladarás a tu equipo, así como la periodicidad.
  • Activa canales de comunicación para atender dudas, fomentar la participación e implicación del equipo, y garantizar la trasparencia y la inmediatez.
  • Alinea tus acciones con el propósito y la cultura corporativa. Ahora más que nunca necesitas recordar, no sólo quién eres, si no cuál es tu aportación a la sociedad y tus valores de marca.
  • Si tienes un equipo de más de 20 personas, crea un comité de crisis en el que estén representadas las diferentes áreas de la clínica para poder identificar con rapidez los problemas y las preocupaciones de empleados y colaboradores.

Fomentar el sentido de pertenencia a un proyecto común es imprescindible para evitar la desvinculación con la clínica durante semanas en las que no compartimos espacio de trabajo.

 

¿Qué ventajas tiene trabajar la comunicación interna en tu clínica?

Cualquier empresa, sea del tamaño que sea, debe trabajar la comunicación entre las personas que trabajan en ella de forma que sea accesible y entendible para todas ellas.

Por ese motivo, en momentos como el actual, es importante que te plantees preguntas como estas:

  • ¿Tiene tu equipo información suficiente sobre lo que está pasando?
  • ¿Conoce las medidas que se están llevando a cabo desde la clínica?
  • ¿Sabe cómo puede afectarle esta situación?
  • ¿Tiene herramientas para transmitir posibles problemas o situaciones complicadas?

Las respuestas te ayudarán a crear, replantear o actualizar tu plan de comunicación interno.

Pero, ¿cuáles son las ventajas de tener un plan de comunicación interno en tu clínica?

  • Incrementa la implicación y motivación de tu equipo.
  • Mantiene informado a tu público interno de la empresa de forma más eficiente.
  • Mejora la productividad.
  • Genera un clima de confianza.
  • Permite alinear los objetivos profesionales del equipo con los objetivos de la empresa.
  • Facilita la gestión de los cambios.
  • Mejora el teletrabajo con herramientas de comunicación online.

Además, una buena comunicación interna, no sólo beneficia al equipo, si no que repercute también en el público externo.

Si tu equipo está satisfecho con la clínica, ofrecerá una mejor atención a tus pacientes, proveedores y colaboradores.

 

¿Qué herramientas puedes usar para mejorar la comunicación interna?

Contar con las herramientas adecuadas es un factor clave para asegurar una comunicación interna exitosa dentro de la clínica.

Elegir unas u otras, dependerá de diferentes factores, como el número de centros que tiene tu empresa, el número de empleados y colaboradores, su ubicación geográfica, etc.

Algunas de las herramientas que puedes utilizar son:

  • Reuniones por videoconferencia.
  • Formación interna online (puedes ver las mejores herramientas para crear tus webinars en este post de Periospot).
  • Aplicación de mensajería instantánea.
  • Newsletters o campañas de email para el equipo.
  • Eventos de empresa.
  • Elementos comunicativos dentro de la clínica: cartelería, tablón de anuncios, etc.
  • Buzón de sugerencias.

No es necesario contar con todas las herramientas, lo importante es saber seleccionar aquellas que son más adecuadas para tu clínica, tratando de ser lo más accesible posible para todas las personas de la empresa.

 

Por qué no debes usar WhatsApp con tu equipo.

Es innegable que los chats empresariales se han convertido en una solución práctica y eficiente para potenciar la comunicación interna del equipo.

En este contexto, el hecho de que usemos Whatsapp de manera habitual en nuestra vida privada, puede hacernos creer que también será eficiente en el ámbito empresarial.

Muchos odontólogos o directores de clínica impulsan la creación de un grupo de WhatsApp con su equipo para poder comunicarse entre todos o publicar en el grupo asuntos relativos a la empresa.

Y eligen esta herramienta por inexperiencia, desconocimiento y, sobre todo, por comodidad (porque todos la conocemos).

Pero ¡ojo!

El uso de Whatsapp como chat interno de tu clínica tiene muchas desventajas y es importante que las conozcas para que puedas tomar tu mejor decisión.

 

1. Derecho a la desconexión y la intimidad.

El derecho a la desconexión y la intimidad es fácil de transgredir si utilizamos Whatsapp como herramienta de comunicación.

Hay una delgada línea roja que se puede traspasar sin apenas darnos cuenta.

Y es que, las personas no se desconectan cuando salen del trabajo (es poco probable que una persona tenga una línea de WhatsApp para uso personal y otra para uso laboral).

Además, todos los compañeros pueden ver cuál fue la última fecha y hora de conexión.

Y ahí, comienzan los conflictos de “estaba conectado pero no miró el mensaje“, “lo leyó y no respondió“…

Si no pones límites, puede ser peligroso y tu equipo puede escribir mensajes a cualquier hora por esta vía.

Si eres tú quien te comunicas a horas intempestivas o durante el fin de semana, puedes provocar el agotamiento de tu equipo y la consecuente desmotivación.

 

2. Seguridad.

Al entrar a una conversación de WhatsApp un mensaje nos indica que “los mensajes están seguros con un cifrado de extremo a extremo”, pero es importante saber que esta funcionalidad se activa únicamente cuando todas las personas involucradas en la conversación tienen la última versión de la aplicación.

Además, salvo que hayas indicado lo contrario, existe un cruce de datos entre Facebook y Whatsapp (ambos propiedad de Facebook Inc), por lo que todo lo que compartes en una red, puede ser utilizado para “mejorar tu experiencia en la otra”.

Aunque quizás esto no nos suponga un inconveniente en nuestra vida personal, a ti, como propietario o gerente de la clínica tal vez no te guste tanto que se esté cruzando información confidencial de tu empresa entre ambas herramientas.

Por último, cuando descargas la aplicación, das tu consentimiento para que WhatsApp acceda a los datos de tu agenda y a tu número de teléfono. Cuidado.

 

3. Control.

El control es, junto con la seguridad, otra de las principales desventajas del uso de Whatsapp para fines laborales.

El flujo de información de una empresa es un tema serio y, aunque el espionaje industrial no sea un factor que preocupe a tu clínica, sí existen los acuerdos de confidencialidad, las leyes de protección de datos, los contratos, y el secreto profesional, por nombrar sólo algunos documentos sensibles.

Al compartir un documento por Whatsapp, se pierde total control sobre los documentos y la información compartida.

 

4. Gestión del conocimiento.

Si el control de la información resulta un problema con un equipo estable, imagina cuál es el riesgo que asumes cuando una persona se desvincula de tu clínica y se lleva consigo todos los datos y documentos que intercambió por Whatsapp.

Esto implica, no sólo una pérdida total de control sobre el paradero de dichos datos, sino una pérdida de información que dificulta la gestión del conocimiento de cualquier organización.

 

Si después de evaluar los puntos anteriores, sigues pensando que WhatsApp es un buen canal para ti, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Establece reglas o protocolos que te ayuden a su buen uso.
  • Pide la autorización de las personas para integrarlas dentro del grupo de trabajo.
  • Integra en un grupo a todo tu equipo de trabajo.
  • Utilízalo solo con un fin profesional. No los conviertas en un chat para enviar memes o información de otra índole.
  • Asegúrate de que todo lo que envíes con carácter de “urgente” sea leído y comprendido por el destinatario, para evitar malentendidos. Si es posible, solicita una confirmación.
  • Escribe mensajes de texto cortos y directos. Para comunicaciones más explícitas, haz uso de los mensajes de voz o, incluso, una llamada.
  • Mantén la comunicación sólo en horario laboral.
  • No compartas información importante o privada dentro de la aplicación.
  • No uses emoticonos en exceso. Utiliza el mismo lenguaje y tono de comunicación que normalmente usas en un mail.
  • Cuida la ortografía y no uses abreviaturas.

 

¿Qué herramientas existen para sustituir a WhatsApp?

Una de las opciones es Telegram.

Telegram es mejor que WhatsApp como herramienta de comunicación profesional porque permite que los usuarios puedan enviarse mensajes entre sí sin necesidad de que sus números telefónicos privados se hagan visibles a los demás.

Con Telegram se protege esta información y es un aspecto que, en mi opinión, resulta clave.

Otra alternativa es Slack, una herramienta de comunicación colaborativa para equipos.

Una de las características de Slack es la configuración de canales, que es donde transcurre la mayor parte de las conversaciones.

La aplicación permite crear tantos como necesites y bajo cualquier criterio: por departamentos o áreas, por perfiles profesionales, por clínicas, etc.

Puedes tener canales básicos: el de #varios y el #general, que incluye a todos los miembros y sirven para publicar avisos y actualizaciones para todo el equipo (evitando los emails internos, por ejemplo).

Los canales pueden ser abiertos (todos tienen acceso) o cerrados, en los que solo un grupo de personas del equipo discute, debate, aporta y comparte información de manera privada.

Como ves, hay muchos canales de comunicación. Analiza las ventajas de cada uno y elige la forma.

Pero, en el fondo, lo más importante es apostar por la comunicación interna.

Y eficaz.

Y tú, ¿cómo te estás comunicando? Te leo en los comentarios :)

 

 
Ros Megías

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